Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình sử dụng công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, từ đó tạo ra những cơ hội và giá trị mới cho doanh nghiệp. Theo FPT, chuyển đổi số trong tổ chức của doanh nghiệp là quá trình thay đổi mô hình truyền thống sang mô hình số hoá bằng việc áp dụng các công nghệ số như điện toán đám mây (Cloud Computing) và dữ liệu lớn (Big Data). Xu hướng chuyển đổi số đã hình thành từ lâu, nhưng trong bối cảnh Covid-19, dưới những thay đổi mang tính bắt buộc như dãn cách xã hội hay xu hướng làm việc tại nhà, nhiều doanh nghiệp đang buộc phải tìm đến các giải pháp chuyển đổi số để duy trì hoạt động của mình. Bài toán được đặt ra lúc này không còn là chuyển đổi số hay chết, mà là chuyển đổi số như thế nào để tồn tại.
Tuy nhiên, việc thay đổi mô hình kinh doanh hay cách thức vận hành không hề đơn giản. Không chỉ những startup nhỏ lẻ, ngay đến cả những tập đoàn đa quốc gia cũng có thể phải trả một cái giá đắt nếu đưa ra những quyết định sai lầm trong quá trình chuyển đổi số. Trên thực tế, báo cáo mới đây của Mckinsey cho thấy 70% các nỗ lực chuyển đổi số của doanh nghiệp đều thất bại trong việc đạt được các mục tiêu ban đầu đề ra [1].
Vậy, chuyển đổi số như thế nào là hợp lý? Chuyển đổi số như thế nào là hiệu quả? Và quan trọng nhất, chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?
Bước 1: Rà soát mong muốn của doanh nghiệp
Chuyển đổi số là một quá trình dai dẳng và gian nan chứ không phải chỉ một hoặc hai năm [2]. Do vậy, để thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp mang lại giá trị bền vững và lâu dài, các lãnh đạo cần dành thời gian để nghĩ đến một kết quả cuối cùng mà chuyển đổi số mang lại ví dụ như ưu tiên tăng doanh thu hay giảm thời gian vận hành. Dĩ nhiên mọi sự nâng cấp đều cần thiết, nhưng các doanh nghiệp cần phải chọn một thứ tự ưu tiên nhất định, vì không phải tất cả mọi vấn đề đều cần được số hóa ngay lập tức. Tâm lý nóng vội muốn chạy theo doanh số hoặc lợi ích trước mắt thường dẫn đến hai hệ quả. Một là doanh nghiệp sẽ dễ bị sa đà, mất nhiều thời gian và nguồn lực của mình để chữa ngọn mà không chữa gốc, dễ bỏ qua những vấn đề cốt lõi trong nội bộ. Hai là khi doanh nghiệp tuỳ tiện chọn cho mình một nền tảng để giải quyết nhanh chóng một vấn đề, việc tích hợp các nền tảng rời rạc sau này sẽ là một thử thách lớn. Số tiền phải chi trả cho việc này có khi còn lớn hơn rất nhiều so với việc tự phát triển một nền tảng dành riêng cho doanh nghiệp đó.
Dưới sự thay đổi chóng mặt của công nghệ ngày nay, trước khi cân nhắc việc áp dụng chuyển đổi số, các lãnh đạo cần có một tâm thái bình tĩnh để tìm ra vấn đề nhức nhối nhất của doanh nghiệp dựa trên sự thấu hiểu quy trình kinh doanh và bối cảnh thị trường hiện tại. Ngoài ra, tâm lý khách hàng nên được coi là trọng tâm để phác thảo ra một lộ trình chuyển đổi số cho phù hợp, vì sau cùng, doanh thu vẫn luôn là cái đích của mọi doanh nghiệp.
Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp
Sau khi đã có một hình dung nhất định về lộ trình chuyển đổi số cũng như thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại mức độ sẵn sàng cho việc tái cấu trúc quy trình vận hành của mình. Đây là một bài toán không hề đơn giản bởi nó đòi hỏi doanh nghiệp phải thoả mãn 2 yếu tố.
-
Yếu tố thứ nhất: Con người
Đây là yếu tố quan trọng hơn cả vì xét cho cùng, công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ. Và hiển nhiên, không có một công cụ thần thánh nào có thể cứu sống doanh nghiệp khi mà bản thân những người sử dụng nó không có tư duy thay đổi. Theo BCG, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan toả đến các cấp nhân viên [3]. Do vậy, việc nuôi dưỡng một văn hoá đề cao sự thay đổi và tôn trọng những quan điểm mới mẻ là một bước ngoặt quan trọng cho việc thay đổi cách thức vận hành của doanh nghiệp.
-
Yếu tố thứ hai: Dữ liệu
Một số lãnh đạo có xu hướng phụ thuộc quá nhiều vào cảm tính và những quan sát dựa trên kinh nghiệm của mình. Tuy nhiên, sự quan sát dù có tinh tế đến mấy cũng khó có thể được đảm bảo khi thiếu đi một cơ sở dữ liệu đứng đằng sau nó. Dữ liệu là tài sản đặc biệt quan trọng cho bước chuyển mình về công nghệ của doanh nghiệp. Song, ít có lãnh đạo nào được trang bị những hiểu biết cần thiết về nền tảng dữ liệu để có thể hiểu rõ các con số đang nói gì. Do vậy, ban quản trị cần tìm đến sự phân tích chuyên nghiệp của các chuyên viên phân tích dữ liệu để biến thông tin thành tài sản vốn và tận dụng nó làm bàn đạp trong việc chuyển đổi số. Ngoài việc kiểm tra, phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp, các lãnh đạo cũng cần phải chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược của mình. Để từ đó tạo ra một tầm nhìn bao quát về Chuỗi Giá Trị của doanh nghiệp trước khi tiến hành chuyển đổi số.
Bước 3: Rà soát quy trình để đưa ra các thay đổi cần thiết
Ban quản trị không nhất thiết phải bao gồm toàn những chuyên gia về công nghệ, nhưng họ cần hiểu mình có thể đạt được những gì khi kết hợp tầm nhìn kinh doanh với sức mạnh công nghệ [4]. Cụ thể hơn, sau khi hiểu được các dữ liệu của doanh nghiệp đang phản ánh điều gì, các lãnh đạo cần nhìn thấy được các dấu hiệu để đánh giá độ trưởng thành về quy trình của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể biết mình đang ở đâu và đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi số hay chưa.
Ban lãnh đạo có thể tận dụng những lúc sản xuất và giao dịch ít đi (ví dụ như do đại dịch Covid - 19) để tái cấu trúc quy trình của mình cho phù hợp với việc chuyển đổi số. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp nhìn lại xem mình đã sẵn sàng hoàn toàn cho việc chuyển đổi số hay chưa. Quy trình nào hay khâu nào đang chưa sẵn sàng và nên giải quyết như thế nào. Một lần nữa, những người đưa ra quyết định không nên dựa vào những suy luận trực quan mà cần có số liệu cụ thể và chi tiết nhất để tìm ra một hướng đi hợp lý cho doanh nghiệp.
Bước 4: Tìm ra một giải pháp phù hợp và tối ưu
Doanh nghiệp khi nghiên cứu đầu tư về chuyển đổi số đang đứng trước hai lựa chọn:
-
Tự xây dựng một hệ thống ERP dựa trên quy trình của doanh nghiệp, hoặc
-
Tận dụng các nhà cung cấp giải pháp và tìm cách kết nối các giải pháp này lại
Với lựa chọn đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một phòng ban ngay trong nội bộ của mình để tự tạo ra giải pháp. Ưu điểm của việc tự phát triển một hệ thống quản lý riêng là doanh nghiệp có thể hạn chế việc thay đổi quy trình đến mức thấp nhất. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi một lượng tài chính không nhỏ vì doanh nghiệp cần phải tự xây dựng một quy trình phát triển ứng dụng phần mềm phù hợp với nghiệp vụ của mình. Dự án này cũng sẽ cần rất nhiều thời gian để phân tích nghiệp vụ và nghiên cứu công nghệ. Do vậy, tổng chi phí sở hữu và thời gian phát triển sẽ là rất lớn nhưng tính chuyên hoá chưa chắc được đảm bảo.
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, các doanh nghiệp còn có thể thuê các công ty khác để phát triển hệ thống ERP cho mình. Chiến lược này cũng rất đáng được xem xét nếu thời gian và chi phí dịch vụ phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp.
Với lựa chọn thứ hai, các lãnh đạo cần đặc biệt chú trọng vào việc hoạch định (Bước 1). Doanh nghiệp cần hạn chế lựa chọn những giải pháp tình huống để giải quyết nhanh các vấn đề trước mắt. Điều này sẽ dẫn đến một thói quen xấu cho doanh nghiệp, vì khi lựa chọn giải pháp một cách không thấu đáo, việc tích hợp các nền tảng này theo đúng quy trình nghiệp vụ rất có thể còn tốn nhiều tiền và thời gian hơn cả lựa chọn thứ nhất. Vì thế, một lưu ý khác là doanh nghiệp cũng sẽ phải lượng hoá quy trình của mình cho phù hợp với các nhà cung cấp giải pháp để hạn chế tối đa việc sử dụng nhiều nền tảng riêng lẻ cùng một lúc. Xét cho cùng, tính dài hạn của chuyển đổi số là một cơ hội cho các công nghệ mới tốt hơn đến. Bỏ qua một nền tảng đôi khi sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sau này.
Bước 5: Nuôi dưỡng tính cam kết trong chuyển đổi số của ban lãnh đạo và toàn thể doanh nghiệp
Theo Jabil, 74% các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều cho rằng những thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ [5].
Khi công nghệ đã trở nên quá phổ biến, người ta thường dễ bỏ qua những giá trị căn bản nhất là con người. Như đã giới thiệu ở Bước 2, việc xây dựng một văn hoá tôn trọng, đề cao sự mới mẻ và tinh thần học hỏi là một yếu tố quan trọng trong việc chuyển đổi số.
Để thực sự chuyển đổi số thành công, mỗi nhân viên của doanh nghiệp cần phải được trang bị một nền tảng kỹ năng công nghệ đồng đều. Theo PWC, doanh nghiệp có thể thu hẹp khoảng cách về công nghệ trong đội ngũ nhân viên của mình bằng cách khuyến khích một môi trường làm việc đa dạng phòng ban [6]. Thay vì để nhân viên làm việc trong các khoang phòng chật hẹp dành cho một người hay trong phòng chỉ dành riêng cho một ban. Các phòng ban nên được sắp xếp trong một không gian mở và gần nhau hơn. Điều này sẽ kích thích sự sáng tạo và tinh thần học hỏi. Mọi người có thể làm việc và đưa ra vấn đề cùng nhau, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một tiếng nói chung. Môi trường này không những đem lại hiệu quả làm việc mà còn đẩy nhanh tiến độ tiếp thu công nghệ mới.
Kết
Chuyển đổi số là một thử thách lớn cho doanh nghiệp. Nó không chỉ đòi hỏi sự cố gắng từ ban quản trị đến toàn bộ đội ngũ nhân viên, mà còn đòi hỏi một chiến lược rõ ràng, kiên định dựa trên những phân tích kỹ càng, tổng quát về dữ liệu.
Việc lựa chọn giải pháp tối ưu thường không hề đơn giản. Đơn cử như việc quản lý các đơn hàng và phương tiện trong thời gian thực thường sẽ cần 2 nền tảng riêng biệt để giải quyết. Nhưng với GoERP, các doanh nghiệp có thể loại bỏ những phiền toái về việc tích hợp các hệ thống hay tự xây dựng một nền tảng tối ưu cho riêng mình. GoERP là một giải pháp mang lại cho chuỗi cung ứng khả năng quản lý hàng hóa trong kho dựa trên trạng thái đơn hàng trong thời gian thực. Nền tảng tối ưu logistics này còn có thể tích hợp với các hệ thống ERP và thiết bị telematics. Những việc quản lý vận tải hay phân tuyến lộ trình bán hàng, giao hàng đều được tối ưu và tích hợp trong một nền tảng duy nhất.